Inicio - Compras - Facturas, N.Crédito y N.Débito:

Por medio de este programa se podrán realizar ingresos de operaciones de compra en las cuentas corrientes de proveedores, sub diario de compras y contabilidad de compras si las mismas no requieren mover el stock o que ya se hubiera registrado el ingreso a través de Recepción de Insumos Locales. En el caso de corresponder a compras de Bienes de Uso, este programa también realizará el alta automática del bien adquirido a dicho sistema como se verá oportunamente. 

La imputación contable se efectuará de acuerdo a los asistentes de imputación dados oportunamente de alta en ABM de Asistencia de Imputaciones. Ninguna operación podrá ser registrada a través de este programa si no existe un asistente que habilite la cuentas contables correspondientes.

IMPORTANTE: para el caso de compra de BIENES DE USO debe utilizarse un asistente que tenga marcado el campo homónimo 

El procedimiento de ingreso se describirá a continuación:

Proveedor:  el sistema permite la identificación del proveedor y de todos sus datos mediante la lectura del código de barras que se encuentra ubicado en la parte inferior del documento a contabilizar. 

Para ello será necesario contar con una estación de trabajo equipada con lector óptico y luego deberá presionarse en el ícono ubicado sobre el control VALIDAR, al solicitarse el ingreso del número asociado deberá apuntarse el lector en forma perpendicular sobre el código de barras del documento y presionarse el botón activador, luego presionar ACEPTAR. 

En caso de tratarse de un proveedor nuevo, el sistema exigirá que el mismo se ingrese previamente en ABM de Proveedores, de lo contrario lo aceptará y se completarán las casillas con la información correspondiente.   

En caso de optarse por el ingreso manual se deberá seleccionar un proveedor activo ingresando su código o acudiendo a la Lupa para proceder a la búsqueda avanzada.

Categoría I.V.A.:  una vez seleccionado un proveedor aparecerá en pantalla su categoría en el I.V.A.

C.A.I / C.A.E. / C.A.E.A.:  esta casilla está destinada a almacenar el código de autorización electrónico del proveedor otorgado por A.F.I.P. para la emisión de comprobantes electrónicos.  Se puede obtener este dato automáticamente mediante la lectura óptica del código de barras del documento a ingresar. Será necesario hacerlo para poder validar los comprobantes en Verificación de Comprobantes, para ello es necesario colocar el C.A.E. completo del documento.  

De no haberse utilizado el lector y si en el ABM de Parámetros - solapa Compras - código 158 está seleccionada la opción "S" aparecerá en la casilla el CAI / CAE de la última operación con el proveedor, de lo contrario se ingresará manualmente. Este ingreso podrá ser optativo si en el parámetro de Compras - código 151 estuviere seleccionada la opción "S", en caso contrario no se permitirá avanzar si no se indica el CAI o CAE salvo que se tratare de un comprobante emitido por una Controladora Fiscal.

Vencimiento CAI / CAE:  en caso de haberse optado por el ingreso con la lectora del código de barras, aparecerá directamente la fecha de vencimiento del CAI o CAE del comprobante actual. Siempre deberá colocarse la fecha de vencimiento ya que el sistema no permitirá registrar documentos con fechas posteriores a la fecha del citado vencimiento.

C. Fiscal:  se deberá indicar con un tilde cuando el comprobante fuera emitido por un Controlador Fiscal.

Asistente Imputación:  se seleccionará uno de los asistentes de imputación previamente ingresados en el ABM de Asistencia de Imputaciones. Si en el ABM de Proveedores se hubiera colocado un asistente de imputación para el proveedor en cuestión este aparecerá al seleccionarse el proveedor.

Si en el campo BIENES DE USO del asistente de imputación estuviera indicada la opción afirmativa, solamente podrán registrarse Facturas y el sistema generará automáticamente un registro del bien incorporado que se podrá visualizar en ABM de Bienes de Uso y permitirá el cálculo de amortizaciones y revalúos correspondientes. Para el caso de tener que registrarse notas de débito o crédito que se relacionen con el mismo bien deberá procederse de la siguiente manera:

1) Generar un nuevo asistente con las mismas cuentas contables que las utilizadas al registrarse la factura, pero colocando BIENES DE USO = "NO". Luego registrar la nota de débito y/o crédito correspondiente.

2) Finalmente ir al ABM de Bienes de Uso y modificar el valor de origen agregando o restando el valor sin I.V.A. de las notas. De esta forma el bien quedará registrado por su valor de origen corregido.

IMPORTANTE: siempre deberá tenerse en cuenta el criterio contable de valuación de bienes de uso, es decir que no deberían registrarse aumentos por financiaciones, ya que los mismos deberían ser imputados a cuentas de resultado.

Condición de Pago: se seleccionará una condición de pago previamente ingresada en el ABM de Condiciones de Pago, ubicado en el módulo de Facturación. La fecha de vencimiento de la factura será calculada automáticamente de acuerdo a la condición utilizada según se determina en el citado programa. La condición de pago básica se obtendrá del ABM de Proveedores.

Si se tratara de una factura y se seleccionara una condición de pago cuya Forma de Cobranza en el ABM de Condiciones de Pago fuera igual a INMEDIATO, ésta se considerará como cancelada automáticamente y simultáneamente se registrará un asiento en el módulo de fondos con débito en la Cuenta Automática (código 13) y un crédito en la cuenta contable indicada en la condición de pago seleccionada. Es importante destacar que los pagos que se registren mediante esta opción en la cuenta del proveedor no generarán Órdenes de Pago y podrán anularse solamente mediante el programa Anulación de Pagos Inmediatos.

Tipo de Documento:  deberá seleccionarse alguna de las siguientes opciones:

• Factura (Comprobante Banco/Seguros)
• Factura (Factura normal)
• Factura (Ticket)
• Débito (Comprobante Banco/Seguros)
• Débito (Débito normal)
• Débito (Ticket)
• Crédito (Comprobante Banco/Seguros)
• Crédito (Crédito normal)
• Crédito (Ticket)

Fecha de Emisión:  se ingresará una fecha válida comprendida en los topes indicados en el ABM de Topes de Fechas para el módulo Compras.

Fecha de I.V.A.:  aparecerá como básica la fecha de emisión, la cual podrá ser modificada por el operador y corresponderá a la fecha en la cual se ha tomará el crédito fiscal en el I.V.A.  Para que quede habilitada esta casilla, en el ABM de Parámetros (módulo de Compras)  el código 108 debe tener el valor ="S".

Nº de Comprobante:  en caso de haberse optado por el ingreso con la lectora del código de barras, aparecerá la letra ( A, B, C, E o M) y luego los cinco primeros dígitos de la factura, de lo contrario ingresarlos manualmente y en ambos casos luego se deberán ingresar los ocho dígitos restantes.

IMPORTANTE: colocar la letra "A","B","C","E","M" antes de los números, de lo contrario no se habilitarán estos últimos.

Si se han ingresado comprobantes tipo "C", "B" o "E" no se permitirá ingresar importes con tasas de I.V.A. .

Moneda: indicar la moneda en que se registrará el documento. La cotización que aparece en la casilla contigua será la ingresada en el ABM de Monedas, la cual se podrá modificar para realizar la conversión a pesos necesaria para el sistema contable e impositivo.

Cotización u$s: se podrá ingresar un valor para convertir la moneda ingresada anteriormente a dólares, necesario para realizar estadísticas en la citada moneda.

Validar:  presionando este control se efectuarán las validaciones correspondientes al encabezado. El sistema también constatará que el documento no se haya registrado. 

Datos:  presionando este control se podrán observar datos auxiliares del proveedor.

Observación: se podrá ingresar una leyenda aclaratoria del documento que se visualizará en varias consultas y listados.

O.C.: para el caso que el documento a registrar se haya gestionado mediante una orden de compra y la mercadería se hubiera recibido a través del programa Recepción de Insumos Locales, presionando este control se deberán imputar los materiales recibidos para que puedan controlarse en los programas de Listado de Recepciones de Órdenes de Compra .  Este control se habilitará cuando el Asistente de Imputaciones seleccionado no tenga coeficientes de distribución, o sea que se trate de una imputación directa o bien no exista una Orden de Compra pendiente de contabilizar.

En la grilla aparecerán los items de las órdenes de compra pendientes de facturación con el detalle del nº de orden de compra, nº de item, nº de remito, código del insumo, descripción, unidad de medida, cantidad pendiente de facturar, cantidad de la presente factura, moneda, precio unitario, % de descuento, % de I.V.A., cotización según moneda.

Haciendo doble click sobre la fila deseada se podrán modificar los datos de la orden de compra, el sistema irá totalizando los importes brutos y el I.V.A. Si hubiera otras percepciones se ingresarán en la pantalla principal.

• A Facturar: indicar la cantidad facturada en el presente documento, la cual no podrá superar la cantidad pendiente.
• Precio Unitario:  se podrá modificar el precio unitario de la orden de compra si el Parámetro 182 de Compras es igual a "S".
• Descuento: se podrá modificar el descuento asignado en la orden de compra de acuerdo al parámetro 182.
• Tipo IVA:  se podrá modificar el tipo de IVA ingresado en la orden de compra.
• Cotización: también se podrá modificar la cotización para convertir una orden de compra en moneda extranjera al valor en pesos para su registración contable.
• Proyecto: se podrá reasignar el item a un proyecto previamente ingresado en ABM de Proyectos.
• Rubro: en el caso de optar por asignar el item a un proyecto deberá indicarse el rubro del proyecto.
• Aceptar: presionando este control se aceptarán las modificaciones realizadas en el item.
• Cancelar: presionando este control se anularán las anotaciones en el item. 

Las imputaciones para realizar el asiento de compras se efectuarán automáticamente de acuerdo a lo asignado en el ABM de Insumos/Productos en el campo CUENTA CONTABLE de cada uno de los materiales recibidos. Por lo tanto, no serán consideradas las cuentas que se hayan ingresado en el asistente de imputaciones seleccionado previamente.

Al presionar ACEPTAR, se volverá a la pantalla inicial para terminar de realizar la registración, presionando CANCELAR se retornará a la pantalla inicial quedando sin efecto las registraciones efectuadas en esta grilla.   

Tipo de Imputación: de acuerdo al tipo de asistente seleccionado y teniendo en cuenta la salvedad expresada en el punto anterior, variará la forma de procesar la imputación de las cuentas contables. Se reconocen dos formas: 

• Imputación Directa:  se ingresarán los importes netos de impuesto en la columna BASE IMPONIBLE de cada cuenta de la grilla, de acuerdo al tipo de I.V.A. y al % indicado se realizará el cálculo del impuesto y se colocará automáticamente en la casilla correspondiente. Para que se habilite la grilla en el primer documento que se cargue es necesario hacer click con el mouse en la primera fila de la citada columna. El importe del I.V.A. calculado podrá ser modificado solamente en 2 centavos en más o en menos de la base imponible cuando la moneda seleccionada sea ($) debido a que el LIBRO IVA DIGITAL - Compras e Importaciones no permite valores superiores. En el caso de monedas extranjeras no se permitirá modificar el I.V.A. calculado según la base imponible.
• Imputación Prorrateada:   en esta situación, no aparecerán cuentas en la grilla, pero se habilitarán las casillas sobre la derecha de la pantalla a fin de ingresar las distintas tasas con sus correspondientes bases imponibles. El sistema realizará el prorrateo de las cuentas contables según los porcentajes ingresados en el asistente seleccionado. Paralelamente se completarán las casillas de cada tipo de I.V.A. No está permitido efectuar correcciones sobre las casillas ya ingresadas, en caso de error deberá procederse a la cancelación y luego al reingreso de todos los datos. 

I.V.A. T.G.:  se irán acumulando los importes correspondientes al I.V.A. Tasa General, no pudiéndose modificar dichos valores.

I.V.A. T.R.: se irán acumulando los importes correspondientes al I.V.A. Tasa Reducida, no pudiéndose modificar dichos valores.

I.V.A. S.P.: se irán acumulando los importes correspondientes al I.V.A. Servicios Públicos, no pudiéndose modificar dichos valores.

Percepción I.V.A.:  en esta casilla se ingresará el importe correspondiente a la percepción del I.V.A. que haya efectuado el proveedor.

Percepción Ing. Brutos 1):  en esta casilla se ingresará el importe correspondiente a la percepción de Ingresos Brutos que haya efectuado el proveedor. Además se indicará la provincia a la cual le corresponderá deducir la citada percepción. Las provincias que aparecen para ser seleccionadas tendrán que tener un valor afirmativo en el campo PERMITIR RETENCIÓN del ABM de Provincias. 

Percepción Ing. Brutos 2):  en esta casilla se ingresará un segundo importe correspondiente a la percepción de Ingresos Brutos que haya efectuado el proveedor. Además se indicará la provincia a la cual le corresponderá deducir la citada percepción. Las provincias que aparecen para ser seleccionadas tendrán que tener un valor afirmativo en el campo PERMITIR RETENCIÓN del ABM de Provincias. 

Percepción Ing. Brutos 3):  en esta casilla se ingresará un tercer importe correspondiente a la percepción de Ingresos Brutos que haya efectuado el proveedor. Además se indicará la provincia a la cual le corresponderá deducir la citada percepción. Las provincias que aparecen para ser seleccionadas tendrán que tener un valor afirmativo en el campo PERMITIR RETENCIÓN del ABM de Provincias. 

Percepción Ing. Brutos 4):  en esta casilla se ingresará un cuarto importe correspondiente a la percepción de Ingresos Brutos que haya efectuado el proveedor. Además se indicará la provincia a la cual le corresponderá deducir la citada percepción. Las provincias que aparecen para ser seleccionadas tendrán que tener un valor afirmativo en el campo PERMITIR RETENCIÓN del ABM de Provincias. 

Percepción Ing. Brutos 5):  en esta casilla se ingresará un quinto importe correspondiente a la percepción de Ingresos Brutos que haya efectuado el proveedor. Además se indicará la provincia a la cual le corresponderá deducir la citada percepción. Las provincias que aparecen para ser seleccionadas tendrán que tener un valor afirmativo en el campo PERMITIR RETENCIÓN del ABM de Provincias.

Percepción Ing. Brutos 6):  en esta casilla se ingresará un sexto importe correspondiente a la percepción de Ingresos Brutos que haya efectuado el proveedor. Además se indicará la provincia a la cual le corresponderá deducir la citada percepción. Las provincias que aparecen para ser seleccionadas tendrán que tener un valor afirmativo en el campo PERMITIR RETENCIÓN del ABM de Provincias.

Códigos de Provincias:  para identificar los códigos de las provincias se puede colocar una letra, por ejemplo: C = C.A.B.A. y se apoya el mouse sobre la parte azul y aparecerá el nombre de la provincia, luego con las teclas norte/sur se podrán cambiar las provincias hasta que aparezca la deseada, sin sacar el mouse del casillero azul. 

Importe Total:  en esta casilla se irán acumulando los valores totales del movimiento que se está ingresando, se solicita que antes de presionar Aceptar se coteje este campo con el total del documento a registrar, de lo contrario deberá anularse el movimiento mediante Anulación de Facturas, Débitos y Créditos. Este campo no puede modificar se manualmente.

Proyecto: se podrá asignar el documento a un proyecto previamente ingresado en ABM de Proyectos.

Rubro: en el caso de optar por asignar el documento a un proyecto deberá indicarse el rubro del proyecto.

Modificar Bienes de Uso:  de haberse utilizado un Asistente de Imputación con la condición Bienes de Uso = SI deberán ingresarse los datos para incorporar los bienes al inventario. Si se hubiera recibido más de un bien en la misma factura, deberán hacerse tantas imputaciones como bienes se hayan incorporado:

• Rubro:  seleccionar un rubro previamente ingresado en el ABM de Rubros, será el rubro de Bienes de Uso al que pertenecerá el bien incorporado.
• Sector:  seleccionar el sector al cual pertenecerá el bien, previamente ingresado en el ABM de Centros de Costo.
• Detalle:  ingresar el detalle del bien adquirido, con todos los datos posibles que permitirán su individualización en el inventario.
• Aceptar:  presionando este control se almacenarán en la grilla los datos ingresados.
• Cancelar:  presionando este control quedarán sin efecto los datos ingresados.                 

Doc.: se ha previsto el almacenamiento de un documento relacionado con la factura / n. débito o n. crédito. El documento podrá ser una imagen previamente escaneada del comprobante emitido por el proveedor. La imagen podrá ser visualizada posteriormente a través de Consulta de Movimientos de Proveedores.

Para proceder a la vinculación del documento deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

• Ver:  presionando este control se podrá visualizar el comprobante adjuntado en el paso siguiente.
• + :  presionando este control aparecerá un cuadro de selección para la localización del archivo a vincular. Este podrá tener alguna de las siguientes extensiones: .pdf - .xls - .xlsx - .doc - .docx - .htm - .html.  Deberá tenerse en cuenta que la carpeta donde se almacene el archivo tendrá que estar disponible en la red para todos los usuarios con permiso de acceso a la información. Debe ser una carpeta COMPARTIDA. Se selecciona el archivo correspondiente y se presiona ABRIR para que el sistema realice la vinculación.
• X :  presionando este control se eliminará la vinculación seleccionada en el punto anterior.

Aceptar:  presionando este control se guardarán los datos ingresados en la cuenta corriente del proveedor, contabilidad de compras, sub diario de compras y si correspondiera en bienes de uso, proyectos y la ruta de vinculación con el documento especificado. Previamente se asignará un número interno correlativo al último número que se haya registrado para el mismo año y mes, comenzando desde 1 cada vez que se inicie un nuevo período.

Cancelar:  presionando este control se limpiará la pantalla permitiendo un nuevo ingreso de datos.

Salir:   presionando este control se retornará al menú general.

VERIFICACION DE COMPROBANTES

Estando seleccionada la opción "S" en el ABM de Parámetros - solapa Compras - código 157, al presionar este control se realizará la comunicación con el webservice de A.F.I.P. para detectar la validez del C.A.E.. No se verifican C.A.I. ni documentos impresos por Controladores Fiscales.

Para que no se produzcan errores deberá ingresarse correctamente C.U.I.T. del proveedor, C.A.E., su fecha de vencimiento, fecha de emisión del documento e importe final del mismo.

NOTAS DE DÉBITO RECIBIDAS POR CHEQUES RECHAZADOS:

Cuando un proveedor emitiese una nota de débito por un valor entregado en pago de una factura de compra y el mismo fuera rechazado o devuelto anulando parcial o totalmente el pago, ésta no debería ser ingresada como si se tratara de un débito común.

En tales circunstancias deberá procederse de la siguiente manera:

1) si el cheque rechazado o devuelto fuera propio y se reemplazara por otro, deberá recurrirse a Ingreso de Órdenes de Pago (Fondos) debitando el valor devuelto en la cuenta del banco correspondiente y acreditando la cuenta del banco emisor del nuevo cheque.

2) si el cheque rechazado fuera de un cliente y el mismo hubiera sido endosado al proveedor, deberá recurrirse a Reintegro de Valores a Cartera (indicando el motivo:  DEVOLUCIÓN o RECHAZADO). En ese caso, el sistema además de proceder a reintegrar el valor a la cartera o colocarlo como rechazado para su posterior recobro según corresponda, generará en el proveedor una anulación Parcial o Total del pago, la cual luego se cancelará en  Ingreso de Órdenes de Pago (Compras).

Los gastos bancarios que debieran abonarse al proveedor podrán ser registrados como débitos por compras o bien directamente como una Orden de Pago de Fondos, debitando la cuenta del gasto y acreditando la correspondiente al pago realizado.

Última modificación: 4 de Septiembre de 2024