Inicio - Facturación - Facturas, N. Crédito y N. Débito:

Por medio de este programa se ingresarán las operaciones de ventas a clientes efectuadas en forma directa (sin pedido previo) y con la confección de remitos y facturas simultáneos. Este programa es el básico, ya que existen otras versiones similares para facturar (Express -Con Registración de Envases - Facturación de Consignaciones)

Se detallará a continuación la operatoria del programa:

OPCIONES:   en la esquina superior izquierda de la pantalla se encuentran disponibles estas opciones:

• Actualizar Tablas: presionando esta opción, se incorporarán aquellos registros que se hayan efectuado en los archivos maestros después de haber ingresado al programa, evitando tener que salir y entrar nuevamente con la posible pérdida de las registraciones que se hubieran ingresado hasta el momento.  
• Ingreso por Bultos: la opción básica implica que las cantidades de los artículos serán las ingresadas por el usuario, colocando una tilde se multiplicará la cantidad ingresada por el campo Cantidad x Bulto indicada para ese artículo en el ABM de Artículos. Se podrá ir modificando esta opción a medida que se van incorporando items, por lo que en un mismo pedido puede haber artículos ingresados por bultos y artículos vendidos por unidades.

PUESTO DE TRABAJO:

Se visualizará un cuadro con las características de cada puesto de trabajo como ser su habilitación y la descripción de su contenido (cambiando la selección de cada renglón). El sistema podrá ejercer el control de los tipos de documentos a utilizar en cada puesto si en el ABM de Parámetros (módulo Facturación - Código 129) estuviera colocada la opción = "S", de lo contrario la tarea de control deberá estar a cargo del operador, o sea que en este último caso cualquier puesto podría realizar facturas, débitos y créditos. Primeramente deberá seleccionarse uno de ellos y luego se comienza a ingresar las operaciones. En caso de aparecer el mensaje: "NO EXISTE REGISTRO DE CONTROL DEL C.A.I." deberá recurrirse al ABM de Control del C.A.I. que es el encargado de controlar la emisión de comprobantes no electrónicos aprobados por A.F.I.P. o al ABM de Puestos de Trabajo que controlará los puestos habilitados y los últimos números disponibles. Se podrá limitar  el uso de puestos de trabajo a determinados usuarios ingresando en el ABM de Usuarios y colocando los puestos de trabajo que éste puede utilizar.

ENCABEZADO:

• Cliente: se seleccionará un cliente Activo que no se encuentre en estado Moroso, de conocerse el código se podrá ingresar directamente, de lo contrario recurrir a la búsqueda mediante la Lupa para su localización parametrizada. Al seleccionar un cliente aparecerá la leyenda de estado. Si está EXCEDIDO se permitirá el ingreso de la factura. En el caso de ATRASADO, solo se permitirá ingresar facturas si en el ABM de Parámetros (Facturación - código 150) se encuentra seleccionada la opción afirmativa. De ser un cliente de estado Normal no habrá indicación alguna-  IMPORTANTE:  en el caso de clientes cuyo código fuera superior a 999899 son considerados clientes varios que se almacenarán en una misma cuenta y por esa razón el sistema pedirá que se ingrese el nombre o razón social para su identificación al emitir la factura y para individualizar los movimientos dentro de la cuenta genérica.
  

• Categoría del I.V.A.: de acuerdo al cliente seleccionado se representará su categorización en el impuesto según lo ingresado en el ABM de Clientes.
• Tipo A-B-C-E-M: para comprender la asignación del tipo de documento deberá recurrirse a la consulta del ABM de Puestos de Trabajo.
• Condición de Pago: se representará la condición de pago básica ingresada en el ABM de Clientes, podrá ser cambiada si el parámetro nº 20 de Facturación fuera afirmativo. Para el caso que la FORMA DE COBRANZA de la condición fuera igual a INMEDIATO deberá tenerse en cuenta lo indicado en el ABM de Condiciones de Pago, ya que el sistema debitará la factura en la cuenta corriente del cliente pero al mismo tiempo registrará un pago automático por el total, quedando la misma cancelada y registrando un asiento en Fondos por el pago con cargo a la cuenta indicada en dicha condición de pago.  ATENCIÓN:  en estos casos no se generarán recibos de cobranzas en cuenta corriente.
• Vendedor: se representará el vendedor básico ingresado en el ABM de Clientes, podrá ser cambiado si el parámetro nº 11 de Facturación fuera afirmativo.
• Preparador: se podrá ingresar un preparador del despacho previamente ingresado en ABM de Preparadores. El sistema realizará luego estadísticas que se podrán visualizar en Análisis de Facturación del capítulo Consultas Generales a efectos de establecer premios o rendimientos del sector Expedición.
• Transporte: se representará el transporte básico ingresado en el ABM de Clientes, a no ser que se haya indicado en el lugar de entrega un transporte distinto al principal, en cuyo caso éste tendrá preeminencia. Podrá ser cambiado si el parámetro nº 10 de Facturación fuera afirmativo. 
• Lugar de Entrega: en el caso de que el cliente tuviese distintos lugares de entrega, deberá seleccionarse el correspondiente a esta factura. Los lugares de entrega deberán ingresarse en el ABM de Clientes presionando la casilla correspondiente.
• Fecha de Emisión: se ingresará una fecha válida igual o superior a la fecha del último comprobante emitido en el puesto de trabajo para el tipo A-B-C-E-M que corresponda y comprendida en los topes indicados en el ABM de Topes de Fechas.
• Moneda: indicar la moneda a la que están referidos los precios, previamente ingresada en el ABM de Monedas. Si la misma fuera distinta de Pesos, se visualizará la cotización correspondiente, trayéndose como default la ingresada como cotización tipo vendedor en el programa citado anteriormente. Se podrá modificar según lo indique el operador.
• Cotización u$s: aparecerá en esta casilla el valor que se hubiera ingresado en el programa Cotización Diaria del Dólar para el día de la fecha, caso contrario la casilla estará en cero. Con la opción afirmativa en el parámetro nº 8 de Facturación se exigirá el ingreso de un valor en esta casilla. Con la opción negativa el ingreso de la cotización será optativa. El contenido de esta casilla se utilizará para convertir a pesos las listas de precios en dólares, además servirá para convertir a dólares diversas estadísticas, independientemente de la moneda en la cual fue realizada la operación.
• Remito: con la opción afirmativa se generará un remito para acompañar a la factura. Si en el ABM de Parámetros - solapa Facturación - código 87 (Numeración de Remitos por Puesto de Trabajo) estuviere indicado el valor "S" el sistema tiene previsto que haya tantas numeraciones como Puestos de Trabajo estuvieren habilitados. En caso contrario el número corresponderá al próximo que se encuentre indicado en el ABM de Últimos Números de acuerdo a la configuración del parámetro 88 de Facturación.
• Bienes de Uso: para el caso que la operación correspondiera a una venta por bienes de uso, para evitar que el sistema genere la percepción de ingresos brutos deberá colocarse un tilde en esta casilla.
• Permisos: presionando este control se visualizarán los permisos vigentes para esta operación. Aquellos que estuvieran en blanco, podrán transformarse en afirmativos ingresando la clave definida por el Supervisor en el programa ABM de Parámetros. Esta operación deberá realizarse antes de comenzar a cargar la factura y regirá hasta que se salga del programa.

REMITOS: si en el ABM de Parámetros (Facturación - código 145) estuviera seleccionada la opción "S" y el artículo vendido moviera stock, el sistema registrará la salida cualquiera sea la opción dada al item REMITO. En caso de haberse seleccionado "N" solo se registrará salida de stock cuando la opción REMITO = "SI". En este último caso, luego deberá procederse a realizar el remito correspondiente en Remitos de Traslado sobre Facturas.

ACEPTAR:

• Al presionar este control se realizarán las consistencias del encabezado. se verificará que en el ABM de Clientes se haya ingresado la fecha de la solicitud de la Constancia del C.U.I.T. y que la misma no fuese superior a los 180 días de la fecha actual. Si la constancia no existiera o estuviera vencida se emitirá un mensaje de advertencia y se impedirá la carga de la factura sólo si en el ABM de Parámetros de Facturación (código 47) estuviese ingresada la opción "N". Si al cliente se le hubiere colocado algún comentario en el campo ALERTA en el ABM de Clientes, y al mismo tiempo el parámetro de Facturación n° 164 fuera igual a "S" aparecerá el aviso de alarma correspondiente.

Luego de ACEPTAR al Cliente se habilitarán los siguientes controles:

• Datos: presionando este control se podrán visualizar datos complementarios y observaciones del cliente.
• Historia: se visualizará un multi reporte que concentra toda la actividad del cliente en cuanto a:

                 - Promedio días de Recobro de los pagos de los últimos 14 meses.

                 - Movimientos Pendientes de la Cuenta Corriente.

                 - Historial de reclamos al cliente registrados en los últimos dos meses.

                 - Valores en Cartera entregados por el cliente.

                 - Totales de cada factura de los últimos 6 meses, con detalle de observaciones de cada una.

                 - Detalle de últimas ventas de cada artículo al cliente, s/cantidad parametrizada en ABM de Parámetros de Facturación (código 44).

                 - Cheques Rechazados entregados por el cliente que se encuentran pendientes de cobro.

                 - Pedidos pendientes de entrega del cliente.

                 - Presupuestos pendientes de aceptación del cliente.

                 - Lugares de entrega que tiene habilitados el cliente.

• Leyenda: se podrá ingresar una observación que se imprimirá en la factura. Se aconseja ser breve y conciso en las observaciones que deban aparecer en la factura y calcular el espacio dedicado a las mismas en los formularios preimpresos.
• Pendiente: se visualizará un reporte con los comprobantes pendientes de cobro del cliente, incluyendo a los valores a depositar cuya fecha diferida aún no se haya cumplido y cheques rechazados pendientes de cobro que se hubieran ingresado en Reintegro de Valores a Cartera (opción RECHAZADO). También se visualizará el límite de crédito asignado al cliente y la cantidad utilizada por todo concepto.
• Agenda: presionando este control se visualizarán los registros que se hubieran ingresado en el cliente en cuestión a través del programa Agenda Comercial siempre que los mismos fueran registrados al contacto:  REF COM

INGRESO DE ITEMS:

• se podrán ingresar artículos hasta una cantidad que no supere el número de items que se hubiera indicado en el ABM de Parámetros de Facturación (código 144). Para ello se deberán presionar los controles de Agregar, Modificar o Eliminar Artículo, luego de seleccionar alguno de los dos primeros se pedirán los siguientes datos:

   

  • Código: seleccionar un Artículo Activo y no perteneciente al grupo de artículos Débitos y Créditos Varios cuyo código de Grupo estará indicado en el ABM de Parámetros de Facturación - códigos 48, 50 y 69 -. De conocerse el código del artículo se ingresará directamente, de lo contrario presionar ENTER para recurrir a la Búsqueda.
  • Precio Unitario:  ver Esquema de Captación de Precios. Si en el ABM de Parámetros de Facturación (código 19) estuviera indicada la opción afirmativa o si se utilizara una lista de precios especial con la especificación de I.V.A. incluido se detraerá el impuesto para colocar su valor neto. Si en el ABM de Parámetros de Facturación (código 16) estuviera indicada la opción negativa, no se permitirá modificar el precio que resultara de la selección anterior. Siendo posible la modificación mediante el ingreso de una contraseña para el caso de que la opción elegida por el Supervisor fuera igual a "P". El precio podrá ser negativo para que el item reste el importe a los otros items facturados, pero el importe total de la factura deberá ser positivo (anteponer el signo menos al precio). Esta opción es utilizada para descontar señas o acopios recibidos.
  • Stock: presionando este control se presentará un reporte con el stock existente (actualizado y pendiente de actualización) para el artículo en cuestión en todos los depósitos que se encuentren habilitados y la indicación de las existencias de los artículos que lo puedan sustituir según lo indicado en el ABM de Artículos (artículos sustitutos).
  • Comprometido: se representará la cantidad de unidades en concepto de pedidos pendientes autorizados que tiene el artículo seleccionado.
  • Cantidad: se ingresará la cantidad de unidades del artículo a facturar, se podrá permitir o no el ingreso de decimales de acuerdo a la modalidad de la operatoria de la empresa, situación que se definirá en el ABM de Parámetros de Facturación (código 37). Tener en cuenta lo indicado en OPCIONES al principio de la explicación. Tener en cuenta que si el parámetro (código 5) está en la posición NO el sistema no permitirá facturar cantidades superiores al STOCK DISPONIBLE menos la cantidad de los pedidos pendientes autorizados (COMP.)  para el mismo artículo.
  • Descuento: se permitirá el ingreso de hasta 5 descuentos a ser aplicados cada uno sobre los anteriores de acuerdo a la programación que se haya efectuado en el ABM de Parámetros de Facturación (códigos 13 y 15). Mediante estos parámetros se podrá prohibir o permitir el ingreso de descuentos en el momento de la carga del presupuesto, así como también anular o habilitar el sistema de descuentos que se haya ingresado en el programa de ABM de Descuentos.
  • Pedido: se podrá ingresar manualmente un número de pedido u orden de compra. Este campo no vincula con pedidos cargados en Ingreso de Pedidos.
  • V: en este lugar se podrá colocar una información adicional para el item que se está ingresando. Para eliminar la posibilidad de utilizar este campo deberá recurrirse al ABM de Parámetros (Permitir ingresar observaciones por item  - 97) y colocar la opción negativa o con password. Si bien el largo de la observación es ilimitado, tener en cuenta el espacio de que se dispone en el formato de impresión, ya que el control de la cantidad de items máximos no tiene en cuenta los renglones que se utilicen en este comentario. 
  • Búsqueda: este control permitirá localizar un artículo por su descripción ingresando un conjunto de caracteres que pueden estar ubicados en cualquier lugar de la misma. Si al presionar Aceptar, la casilla de código permaneciera en blanco significará que el mismo fue rechazado por el control de validación indicado anteriormente.
  • Historia: se visualizará un multi reporte conteniendo:
  • - Detalle de las últimas ventas del artículo a todos los clientes
  • - Detalle de las ventas al cliente en cuestión
  • - Remitos pendientes de facturación que tuviera el citado cliente
  • - Detalle de últimas compras del artículo seleccionado. La cantidad podrá cuantificarse en  ABM de Parámetros  (código 44).
  • - Detalle órdenes de compra pendientes de entrega para el citado artículo.

TOTAL CON IMPUESTOS:  haciendo doble click sobre la cantidad total, se presentará el detalle de los montos gravados, exentos y los impuestos y percepciones que tendrá la factura. .

DATOS EXPORTACIÓN: se habilitará este control solamente para el caso de facturas de exportación o similares y siempre que en el ABM de Provincias se haya indicado que la misma pertenece a EXTERIOR.

 Los datos a ingresar son los siguientes:

• Destino Comprobante: deberá indicarse el país de destino previamente ingresado en el ABM de Países del módulo de Importación.
• Incoterm: deberá seleccionarse un registro previamente ingresado en el ABM de Incoterms.
• Permiso de Embarque: indicar si existe permiso de embarque o en caso negativo la letra "N". ATENCIÓN: en el caso de facturarse SERVICIOS esta casilla deberá quedar en blanco.
• País que recibirá la mercadería:  deberá seleccionarse un país previamente ingresado en el ABM de Países del módulo Importación.

DOCUMENTO:  se ha previsto el almacenamiento de un documento relacionado con la factura que podrá ser visualizado en Consulta de Movimientos de Clientes.  Para proceder a la vinculación del documento deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

• Ver:  presionando este control se podrá visualizar el comprobante adjuntado en el paso siguiente.
• + :  presionando este control aparecerá un cuadro de selección para la localización del archivo a vincular. Este podrá tener alguna de las siguientes extensiones: .pdf - .xls - .xlsx - .doc - .docx - .htm - .html.  Deberá tenerse en cuenta que la carpeta donde se almacene el archivo tendrá que estar disponible en la red para todos los usuarios con permiso de acceso a la información. Debe ser una carpeta COMPARTIDA. Se selecciona el archivo correspondiente y se presiona ABRIR para que el sistema realice la vinculación.
• X :  presionando este control se eliminará la vinculación seleccionada en el punto anterior.

SERVICIO:  podrá indicarse un rango de fechas desde / hasta para indicar el período que comprende el servicio que se va a facturar.

LISTA DE PRECIOS:  el sistema indicará el número de la lista de precios que se está utilizando para la factura, que puede ser especial o genérica según se explicará en ESQUEMA DE CAPTACIÓN DE PRECIOS UNITARIOS. Si en ABM de Parámetros de Facturación (código 146) estuviera seleccionada la opción afirmativa se podrá cambiar la lista de precios por otra. De esta manera se pueden mezclar listas de precios distintas en la misma factura.

FINALIZACIÓN:

• Aceptar: presionando este control se efectuará la grabación de la factura en las tablas correspondientes (subdiario de ventas, cuenta corriente, estadísticas y stock de productos terminados). Los items facturados saldrán del stock de Productos Terminados si en el ABM de Artículos los materiales involucrados estuvieren indicados como Mueve Stock = "S". En caso de estar habilitada la impresión automática en el ABM de Programas, aparecerá en pantalla la factura para poder ser impresa en el momento, de lo contrario se deberá efectuar la impresión por Impresión de Facturas, N. Débito y N. Crédito.
• Cancelar: con este control se limpiará la pantalla para volver a ingresar otra factura quedando sin efecto todo lo ingresado.
• Salir: presionando este control se retornará al menú general.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA: si el puesto de trabajo seleccionado estuviera configurado para realizar facturas electrónicas y en el ABM de Parámetros (solapa facturación - código 160) se hubiera indicado la opción afirmativa. El sistema se comunicará con el webservice de A.F.I.P. a fin de obtener el C.A.E. que quedará grabado en los lugares correspondientes. En caso contrario el C.A.E. deberá ser obtenido a través del programa Facturación Electrónica.

ARTÍCULOS IMPORTADOS:  para el caso de operarse con este tipo de artículos, donde es necesaria la indicación del número de despacho en la impresión del documento, deberá estar activado en ABM de Parámetros - solapa Facturación - el código 135 - (Desglosar items en comprobante según Stock). De esta forma el sistema generará automáticamente tantos items en las facturas como partidas de stock haya para cada producto, indicando el número de despacho correspondiente en cada uno de ellos.

La asignación de partidas se realizará de acuerdo a lo indicado en el Parámetro General n° 84 (Tipo de Asignación de Existencias). Para que la trazabilidad de los números de despacho se cumpla correctamente deberá estar colocado el valor "N" en el parámetro de Facturación código 05 (Permitir Facturar sin Stock), es decir que cuando se facture o remita siempre tiene que estar ingresada la partida de stock correspondiente con la indicación de su correspondiente número de despacho.

ESQUEMA DE CAPTACIÓN DE PRECIOS UNITARIOS:

Mediante el ABM de Parámetros de Facturación código 22 (Lista de Precios Base) se seleccionará el número de lista a considerar. El valor a colocar dependerá de la opción Pesos / u$s, es decir que estando seleccionada la segunda opción, los valores en pesos se dividirán por Cotización U$S.

En todos los casos la lista en dólares tiene prioridad sobre la lista en pesos. Si la lista base fuera la nº 1 y la nº 3 (u$s) tuviera un valor, se dará preeminencia a ésta última, lo mismo acontecerá con la nº 2 con respecto a la lista nº 4. Si la Lista Base fuera la número 5, se tomará el último precio que se le hubiera facturado al cliente en el mismo artículo seleccionado.

Ejemplo:

Lista de Precios 1 ($) = 8.00      Lista de Precios 3 (u$s) = 2.00     Moneda = Euros (cotiz. 5.00)     Cot. u$s = 4.00

Precio en Euros = ( 2.00 x 4.00 ) / 5.00 -->  1.60

El precio unitario de la lista general obtenido mediante el procedimiento indicado anteriormente podrá ser modificado para un grupo de clientes por medio de coeficientes ingresados en ABM de Ajustes de Precios. El ajuste podrá realizarse a nivel general de todos los artículos o dirigido hacia un grupo de ellos o bien hacia un determinado artículo.

Asimismo, podrá establecerse una lista especial para cada cliente asignándosela a través del ABM de Clientes, ella deberá ser creada previamente en ABM de Listas de Precios y actualizada a través de Modificación de Listas de Precios, esta lista podrá ser compartida para varios clientes. Los valores que se indiquen en esa lista tendrán preeminencia sobre los valores obtenidos de la Lista Base, pero sufrirán los ajustes de precios indicados en el párrafo anterior. 

Una vez calculado el precio unitario, el sistema podrá efectuar un control sobre el mismo si estuviera activado el Parámetro de Facturación nº 183  (VERIFICAR MARGEN EN INGRESO DE IMPORTES). En tal caso, no se permitirá facturar a un precio inferior al costo de reposición del Artículo más el margen que se haya indicado en el Parámetro de Facturación nº 181.

Última modificación: 13 de Agosto de 2024